Besparelsesterskelen

AI har kuttet kostnaden ved sourcing, og ikke bare for de store

På mine 15 år i innkjøp har jeg aldri sett en så rask endring nedenfra i måten faget vårt fungerer på.

Jeg vet godt at alle snakker om AI, og at mye av det definitivt er hype. Men når jeg snakker med innkjøpsteam i både store konsern og SMB-er, ser jeg nesten alle hive seg på AI-toget på en eller annen måte.

Det jeg har lagt merke til, er at AI grunnleggende har kuttet kostnaden ved sourcing, og det gjelder både store konsern og SMB-er. Verktøyene er tilgjengelige for alle nå. Større og mer erfarne team får mest ut av dem, og SMB-ene er taktisk skarpe i måten de finner besparelser på.

De fleste SMB-er betaler for mye til leverandørene sine, ofte av gode grunner. Å bytte kun på pris rammer gjerne andre verdifulle områder som leveranser, fleksibilitet eller kundeservice, og det kan ikke en billigere leverandør bare kopiere.

Men mange innkjøps- og økonomiteam har begynt å følge leverandørene sine tettere, og det de finner gir interessante resultater.

De fleste SMB-er har ingen til å gjøre innkjøp, og inntil nylig var det riktig valg

Helt ærlig: i de aller fleste SMB-er finnes ikke innkjøp. Det syntes jeg alltid var rart, for muligheten er der. 30-70 % av en gjennomsnittlig SMBs samlede kostnadsbase går til andre selskaper: leverandører, materialer, programvare, logistikk, tjenester. De eksterne innkjøpene overgår lønnskostnadene i mange bransjer. Likevel gir tiden, hodene og eierskapet det krever å styre innkjøpene, ikke automatisk mening for de fleste SMB-er.

Da jeg drev familiebedriften etter at faren min gikk bort, fikk jeg se dette i praksis. Jeg var innkjøpskonsulent på øverste nivå, men da jeg begynte å drive min egen SMB, måtte jeg bruke oppmerksomheten min på vekstdriverne i selskapet, fordi det ikke ga mening for meg, eller for noen jeg ansatte, å manuelt grave seg gjennom fakturaer og leverandører og kontrakter for å finne besparelser. Kostnaden var rett og slett for høy i forhold til resultatet.

Slik er det for de fleste SMB-er. Resultatet er at det kjøpes inn når behovet oppstår, kontrakter fornyes fordi ingen har tid til å se på dem igjen, og leverandører velges ut fra tillit og relasjoner.

For den sjeldne SMB-en som faktisk får til strategisk sourcing, går mesteparten av tiden til folkene de ansetter med å slukke branner i forsyningen, i stedet for å jobbe med innkjøpene for å finne besparelser. Da får innkjøp dårlig rykte, og det skaper en selvforsterkende spiral.

Resultatet? Den enkeltstående største spaken på lønnsomheten i et selskap ligger stort sett urørt.

Sourcing pleide å koste en SMB mer enn det ga tilbake i besparelser

Kostnaden ved å drive sourcing i en SMB ga ikke mening før nylig. SMB-er har de samme lekke kontraktene og uutfordrede prisene som alle andre, men fordi kostnaden ved å hente besparelsene var så høy, virket det ikke bryet verdt.

SMB-er fokuserer typisk mest på å kjøpe inn - som holder lyset på - mens store konsern skrur på sourcing - som gjør dem i stand til å finne betydelige besparelser.

Fordi de kjøper i større volum, og volum alene kjøper bedre priser, gir hver time brukt på sourcing mer tilbake. De har en fordel de kan utnytte i kraft av størrelsen sin.

En SMBs innkjøp er mindre, men neppe enklere: typisk noen få store direkte kategorier og en lang hale av mindre, med nesten samme kompleksitet i kategorier, kontrakter og leverandører som hos et stort konsern. Samme mengde arbeid, med en mindre gevinst på slutten.

Terskelen mellom å drive en sourcingfunksjon og å skape nok besparelser lå solid i storselskapenes territorium i flere tiår. Å drive en sourcingfunksjon i en SMB ga ikke mening. Det ville koste mer enn det ga tilbake.

Store konsern har bygget innkjøpsfunksjoner og hentet besparelsene, mens SMB-ene har kjørt operativt innkjøp. 60 % av store konsern kjører procure-to-pay-systemer, mens bare 30 % av mellomstore selskaper gjør det, selv om verktøyene kan ta 2-5 % ut av kostnadsbasen.

For mindre selskaper er systemene ikke til å betale, og de har ingen til å kjøre dem. Marginene kan begynne å flate ut på 30-40 % som følge av det.

To ting har endret seg: folk er mer produktive, og verktøyene er billigere

Den store er produktiviteten hos folkene. McKinseys benchmarking (2025) finner at innkjøpsteam i dag håndterer 50 % mer innkjøp per person enn for fem år siden, og anslår at funksjonen blir 25-40 % mer effektiv etter hvert som agentbasert AI overtar rutinearbeidet.

Mennesker kan bruke agenter til å hjelpe med å kategorisere innkjøp, jage data, skrive anbudsmateriale, avstemme fakturaer og overvåke kontrakter, og mye mer. Menneskelig dømmekraft blir viktigere på strategi, taktikk og forhandling. Vi ser den utviklingen bre seg i markedet akkurat nå.

Det som før krevde et stort team, kan nå gjøres av enkeltpersoner og små team. Ekspertisen har blitt tilgjengelig for SMB-er til riktig pris.

For det andre blir verktøyene billigere. Det som før kostet sekssifrede beløp og tok et år å implementere, leveres nå som AI-funksjoner og agenter til en brøkdel av prisen og tiden. Du kjøper ikke lenger en stor plattform og bemanner et team til å drifte den. Du hyrer én ekspert til å legge strategien og setter agentene i gang på innkjøpene dine. De går løs på det lange, kjedelige manuelle arbeidet med å gjennomgå data på små kategorier og engangsleverandører, som ingen menneskelige team noen gang har hatt tid til. Deretter jobber ekspertene sammen med virksomheten om å ta de riktige beslutningene.

Legg de to tingene sammen, og terskelen mellom kostnad og avkastning faller gjennom gulvet. Vi kaller det Besparelsesterskelen.

Besparelsesterskelen

Besparelsesterskelen er punktet der kostnaden ved å hente besparelser begynner å gi mening. Over terskelen gir sourcing 2-3 ganger kostnaden tilbake. Under den bruker du mer tid på å lete etter besparelsene enn du noen gang henter, og det er der de fleste SMB-er pleide å sitte fast.

Terskelen har nå flyttet seg langt. Et selskap som for tre år siden var priset ut av ordentlig sourcing, kan i dag ligge komfortabelt innenfor den.

Det har gått ekstremt fort. I 2023 var McKinseys eget råd til SMB-er å bygge miniutgaver av storselskapets maskineri: kompetansesentre, planleggingsteam, governance-møter... det er jo helt vilt!

Tre år senere ser den verden helt annerledes ut. McKinsey har kanskje ikke forstått det ennå, men SMB-ledere er nødt til det. Dere har muligheten til å heve marginene betydelig med små endringer i innkjøpene: hyr en ekspert, og gi vedkommende de riktige verktøyene og eierskapet.

Vi ser det i vår egen kundebase: det er fire SMB-er som kjører AI-drevet sourcing akkurat nå, og vi måler besparelser på 6 %+ år etter år.

Ja, et stort konsern vil fortsatt gjøre det bedre enn dette, fordi de har volumet og avdelingsbudsjettet til det. Men det finnes en håndfast mulighet for SMB-er nå, som de færreste er klar over.

Hva en besparelse på 1 mill. € ser ut som mot 3,3 mill. € i nysalg

Ta for eksempel en av kundene våre. Det er en mellomstor produsent med en bruttomargin på 30 %. De har et mål om å vinne nye ordrer for 3,3 mill. € i året gjennom salg, noe som legger rundt 1 mill. € til bruttofortjenesten. De må finne, vinne og levere, og så vente kvartaler på pengene, alt sammen med stor usikkerhet.

Ved å fokusere på å optimalisere de eksterne innkjøpene sine nådde de samme resultat med langt mindre bry og usikkerhet. Innkjøpsteamet ble heltene for en gangs skyld!

Den årlige besparelsen på 1 mill. € setter dem langt foran konkurrentene. De har en strukturell fordel. Samme marked, samme leverandører, samme innsatspriser, men en annen kostnadsbase og sterkere marginer.

SMB-er som dem har nå en håndfast mulighet til å rykke fra konkurrentene sine.

AI skaper forutsetningene for besparelser, men noen må fortsatt ut og hente dem

Ja, AI har spilt en stor rolle i å få kostnadene ned for SMB-er. Den skaper forutsetningene for besparelser, men den henter dem ikke selv. Beslutningen må tas, og de riktige folkene må ansettes og få eierskapet.

Noen må reforhandle kontraktene, samle leverandørene, fange de automatiske fornyelsene før de ruller, og endre måten folk kjøper inn på.

Det som først og fremst holder alle tilbake, er åpenhet i innkjøpene. Å kunne se hva du bruker penger på, låser opp alt det andre. Det er derfor Groundley ble bygget.

Til syvende og sist krever det en endring i atferden hos folkene i selskapet å hente ut verdien, og det er den største hindringen. AI kan finne muligheten, skrive anbudsmaterialet og varsle om fornyelsesdatoen, men noen må fortsatt ta beslutningen, ta den ubehagelige samtalen og endre innkjøpsvanene.

Å hente ut verdien er et atferdsendringsprosjekt forkledd som teknologi.

Selskaper som behandler det som et programvarekjøp, får et dashboard, mens selskaper som behandler det som en endring av måten de kjøper inn på, får besparelsen på 6 %+ av innkjøpene sine.

Hvor du starter

Vi publiserer snart rammeverket vårt for Gold Standard Procurement for SMB-er, slik at du selv kan vurdere hvor du står, hva du gjør bra, og hva som må forbedres.

Vi kjører også en serie webinarer for SMB-er som skal hjelpe dem å forstå mer. Begge deler går ut til den samme listen, så meld deg på her, så får du både de nye artiklene og invitasjonene til webinarene.

Du kan også lese forskningen artikkelen bygger på i kunnskapsbiblioteket vårt, en kuratert samling på 22 kilder om innkjøp og det nordiske mid-market.

Du er alltid velkommen til å skrive til meg på mads@groundley.com hvis du har spørsmål eller innsikter du vil dele.

Lykke til med besparelsene!

Mads Zeidler

Medgründer, Groundley

Ti år i spissen for innkjøp hos Skandinavias største selskaper hos Prokura, i dag en del av Kearney. Vokste opp rundt en familiebedrift og kjenner mid-market innenfra.

LinkedIn · mads@groundley.com