Besparingströskeln

AI har skurit ner kostnaden för sourcing, och inte bara för de stora

Under mina 15 år inom inköp har jag aldrig sett en så snabb förändring underifrån i hur vårt yrke fungerar.

Jag vet att alla pratar om AI, och att mycket av det definitivt är hype. Men när jag pratar med inköpsteam i både stora koncerner och SMB-företag ser jag nästan alla hoppa på AI-tåget på ett eller annat sätt.

Det jag har lagt märke till är att AI i grunden har skurit ner kostnaden för sourcing, och det gäller både stora koncerner och SMB-företag. Verktygen är tillgängliga för alla nu. Större och mer erfarna team får mest ut av dem, och SMB-företagen är taktiskt skarpa i hur de hittar besparingar.

De flesta SMB-företag betalar för mycket till sina leverantörer, ofta av goda skäl. Att byta enbart på pris drabbar gärna andra värdefulla områden som leveranser, flexibilitet eller kundservice, och det kan en billigare leverantör inte bara kopiera.

Men många inköps- och ekonomiteam har börjat följa sina leverantörer närmare, och det de hittar ger intressanta resultat.

De flesta SMB-företag har ingen som gör inköp, och fram tills nyligen var det rätt val

Ärligt talat: i de allra flesta SMB-företag finns inköp inte. Det tyckte jag alltid var konstigt, för möjligheten finns där. 30-70 % av ett genomsnittligt SMB-företags totala kostnadsbas går till andra företag: leverantörer, material, mjukvara, logistik, tjänster. De externa inköpen överstiger lönekostnaderna i många branscher. Ändå ger tiden, personerna och ägarskapet som krävs för att styra inköpen inte automatiskt mening för de flesta SMB-företag.

När jag drev familjeföretaget efter att min far gått bort fick jag se det här i praktiken. Jag var inköpskonsult på högsta nivå, men när jag började driva mitt eget SMB-företag var jag tvungen att lägga min uppmärksamhet på tillväxtdrivarna i verksamheten, eftersom det inte gav mening för mig, eller för någon jag anställde, att manuellt gräva sig genom fakturor och leverantörer och avtal för att hitta besparingar. Kostnaden var helt enkelt för hög i förhållande till resultatet.

Så är det för de flesta SMB-företag. Resultatet är att det köps in när behovet uppstår, avtal förnyas för att ingen har tid att se över dem, och leverantörer väljs utifrån förtroende och relationer.

För det sällsynta SMB-företag som faktiskt klarar strategisk sourcing går det mesta av tiden för de personer de anställer åt till att släcka bränder i försörjningen, i stället för att arbeta med inköpen för att hitta besparingar. Då får inköp dåligt rykte, och det skapar en självförstärkande spiral.

Resultatet? Den enskilt största hävstången på lönsamheten i ett företag ligger i stort sett orörd.

Sourcing brukade kosta ett SMB-företag mer än det gav tillbaka i besparingar

Kostnaden för att driva sourcing i ett SMB-företag gav inte mening förrän nyligen. SMB-företag har samma läckande avtal och outmanade priser som alla andra, men eftersom kostnaden för att hämta hem besparingarna var så hög verkade det inte värt besväret.

SMB-företag fokuserar oftast mest på att köpa in - vilket håller lyset tänt - medan stora koncerner slår på sourcing - vilket gör dem i stånd att hitta betydande besparingar.

Eftersom de köper i större volymer, och volym i sig köper bättre priser, ger varje timme lagd på sourcing mer tillbaka. De har en fördel de kan utnyttja tack vare sin storlek.

Ett SMB-företags inköp är mindre, men knappast enklare: vanligtvis några få stora direkta kategorier och en lång svans av mindre, med nästan samma komplexitet i kategorier, avtal och leverantörer som hos en stor koncern. Samma mängd arbete, med en mindre vinst i slutänden.

Tröskeln mellan att driva en sourcingfunktion och att skapa tillräckliga besparingar låg stadigt i storföretagens territorium i decennier. Att driva en sourcingfunktion i ett SMB-företag gav inte mening. Det skulle kosta mer än det gav tillbaka.

Stora koncerner har byggt inköpsfunktioner och hämtat hem besparingarna, medan SMB-företagen har kört operativt inköp. 60 % av stora koncerner kör procure-to-pay-system, medan bara 30 % av medelstora företag gör det, trots att verktygen kan ta 2-5 % ur kostnadsbasen.

För mindre företag är systemen inte överkomliga, och de har ingen som kan köra dem. Marginalerna kan börja plana ut på 30-40 % till följd av det.

Två saker har förändrats: människor är mer produktiva, och verktygen är billigare

Den stora är produktiviteten hos människorna. McKinseys benchmarking (2025) finner att inköpsteam i dag hanterar 50 % mer inköp per person än för fem år sedan, och räknar med att funktionen blir 25-40 % effektivare i takt med att agentbaserad AI tar över rutinarbetet.

Människor kan använda agenter till att hjälpa till att kategorisera inköp, jaga data, skriva upphandlingsunderlag, stämma av fakturor och övervaka avtal, och mycket mer. Mänskligt omdöme blir viktigare på strategi, taktik och förhandling. Vi ser den utvecklingen sprida sig på marknaden just nu.

Det som förr krävde ett stort team kan nu göras av enskilda personer och små team. Expertisen har blivit tillgänglig för SMB-företag till rätt pris.

För det andra blir verktygen billigare. Det som förr kostade sexsiffriga belopp och tog ett år att implementera levereras nu som AI-funktioner och agenter till en bråkdel av priset och tiden. Du köper inte längre en stor plattform och bemannar ett team för att sköta den. Du anlitar en expert som lägger strategin och sätter agenterna i arbete på dina inköp. De ger sig i kast med det långa, tråkiga manuella arbetet med att gå igenom data på små kategorier och engångsleverantörer, som inget mänskligt team någonsin haft tid till. Därefter arbetar experterna tillsammans med verksamheten för att fatta rätt beslut.

Lägg ihop de två sakerna, och tröskeln mellan kostnad och avkastning faller genom golvet. Vi kallar det Besparingströskeln.

Besparingströskeln

Besparingströskeln är den punkt där kostnaden för att hämta hem besparingar börjar ge mening. Över tröskeln ger sourcing 2-3 gånger kostnaden tillbaka. Under den lägger du mer tid på att leta efter besparingarna än du någonsin hämtar hem, och det är där de flesta SMB-företag brukade fastna.

Tröskeln har nu flyttat sig långt. Ett företag som för tre år sedan var prissatt utanför ordentlig sourcing kan i dag ligga bekvämt innanför den.

Det har gått extremt fort. År 2023 var McKinseys eget råd till SMB-företag att bygga miniatyrversioner av storföretagets maskineri: kompetenscentra, planeringsteam, governance-möten... det är ju helt galet!

Tre år senare ser den världen helt annorlunda ut. McKinsey har kanske inte förstått det ännu, men SMB-ledare måste göra det. Ni har möjligheten att höja marginalerna rejält med små förändringar i inköpen: anlita en expert och ge personen rätt verktyg och ägarskapet.

Vi ser det i vår egen kundbas: det finns fyra SMB-företag som kör AI-driven sourcing just nu, och vi mäter besparingar på 6 %+ år efter år.

Ja, en stor koncern kommer fortfarande att göra det bättre än så, eftersom de har volymen och avdelningsbudgeten för det. Men det finns en konkret möjlighet för SMB-företag nu, som de flesta inte känner till.

Hur en besparing på 1 mn € ser ut mot 3,3 mn € i nyförsäljning

Ta en av våra kunder som exempel. Det är en medelstor tillverkare med en bruttomarginal på 30 %. De har som mål att vinna nya order för 3,3 mn € om året genom försäljning, vilket lägger runt 1 mn € till bruttovinsten. De måste hitta, vinna och leverera, och sedan vänta kvartal på pengarna, allt med stor osäkerhet.

Genom att fokusera på att optimera sina externa inköp nådde de samma resultat med betydligt mindre besvär och osäkerhet. Inköpsteamet blev hjältarna för en gångs skull!

Den årliga besparingen på 1 mn € sätter dem långt före konkurrenterna. De har en strukturell fördel. Samma marknad, samma leverantörer, samma insatspriser, men en annan kostnadsbas och starkare marginaler.

SMB-företag som de har nu en konkret möjlighet att dra ifrån sina konkurrenter.

AI skapar förutsättningarna för besparingar, men någon måste fortfarande gå och hämta hem dem

Ja, AI har spelat en stor roll i att få ner kostnaderna för SMB-företag. Den skapar förutsättningarna för besparingar, men den hämtar inte hem dem själv. Beslutet måste fattas, och rätt personer anställas och få ägarskapet.

Någon måste omförhandla avtalen, konsolidera leverantörerna, fånga de automatiska förnyelserna innan de rullar, och förändra hur människor köper in.

Det som framför allt håller alla tillbaka är transparens i inköpen. Att kunna se vad du lägger pengar på låser upp allt annat. Det är därför Groundley byggdes.

I slutänden krävs en förändring i beteendet hos människorna i verksamheten för att hämta hem värdet, och det är det största hindret. AI kan hitta möjligheten, skriva upphandlingsunderlaget och flagga förnyelsedatumet, men någon måste fortfarande fatta beslutet, ta det obekväma samtalet och förändra inköpsvanorna.

Att hämta hem värdet är ett beteendeförändringsprojekt förklätt till teknik.

Företag som behandlar det som ett mjukvaruköp får en dashboard, medan företag som behandlar det som en förändring av hur de köper in får besparingen på 6 %+ av sina inköp.

Var du börjar

Vi publicerar snart vårt ramverk för Gold Standard Procurement för SMB-företag, så att du själv kan bedöma var du står, vad du gör bra och vad som behöver förbättras.

Vi kör också en serie webbinarier för SMB-företag som ska hjälpa dem att förstå mer. Båda delarna går ut till samma lista, så anmäl dig här, så får du både de nya artiklarna och inbjudningarna till webbinarierna.

Du kan också läsa forskningen som artikeln bygger på i vårt kunskapsbibliotek, en kuraterad samling på 22 källor om inköp och den nordiska mid-market.

Du är alltid välkommen att skriva till mig på mads@groundley.com om du har frågor eller insikter du vill dela.

Lycka till med besparingarna!

Mads Zeidler

Medgrundare, Groundley

Tio år i spetsen för inköp hos Skandinaviens största företag på Prokura, i dag en del av Kearney. Växte upp kring ett familjeföretag och känner mid-market inifrån.

LinkedIn · mads@groundley.com